Erscheinungsdatum: 26.05.2025

Reisen - welche Voraussetzung sind für eine Steuerabsetzbarkeit gegeben?

Reisen - welche Voraussetzung sind für eine Steuerabsetzbarkeit gegeben? Repräsentation - nicht absetzbar! - Präsentation / Werbung - absetzbar

Wichtige Hinweise aus aktueller Betriebsprüfung

Ich habe kürzlich eine sehr strenge Betriebsprüfung durch das Finanzamt erlebt. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse möchte ich gerne mit Ihnen teilen. Die Finanzbehörde zeigt sich zunehmend kompromisslos und legt gesetzliche Bestimmungen äußerst streng aus. Eine sorgfältige Dokumentation und korrekte Abwicklung steuerlich relevanter Sachverhalte ist daher wichtiger denn je.

1. Geschäftsreisen – Was ist zu beachten?

Damit Reisekosten steuerlich als Betriebsausgaben anerkannt werden und Vorsteuer geltend gemacht werden kann, sind folgende Punkte unbedingt zu beachten:

• Rechnungsstellung: Die Rechnung muss auf das Unternehmen ausgestellt sein. Rechnungen auf den Namen von Mitarbeiter:innen oder auf Privatpersonen führen zum Verlust des Vorsteuerabzugs.

• Tätigkeitsnachweis: Für jeden Reisetag (ausgenommen Wochenenden) ist ein Tätigkeitsbericht zu führen. Dieser sollte enthalten:

  1. Datum
  2. Arbeitszeit (idealerweise 8 Stunden pro Tag)
  3. Kurzbeschreibung der ausgeführten Tätigkeiten oder besuchten Termine (z. B. „2 Stunden: Protokoll für XY-Meeting erstellt“)

• Dokumentation der beruflichen Veranlassung: Allgemeine Formulierungen („Besprechung“, „Seminar“, „Tagung“) oder unklare Teilnehmerangaben reichen nicht aus. Es muss nachvollziehbar sein, warum die Reise beruflich notwendig war.

• Privatausgaben auf Hotelrechnungen vermeiden!
  Skipässe, Spa-Anwendungen, alkoholische Getränke etc. sollten nicht auf der Rechnung aufscheinen.

2. Werbung und Geschenke – steuerlich richtig absetzen
Einkommen- / Körperschaftsteuer

• Werbegeschenke sind abzugsfähig, wenn sie:

  1. einen eindeutigen Werbezweck verfolgen,
  2. mit Ihrem Firmenlogo oder einer Firmenaufschrift versehen sind.
  3. Klassische Beispiele: Kugelschreiber, Kalender, Feuerzeuge, USB-Sticks, Tassen mit Logo

• Nicht abzugsfähig sind Geschenke zu Repräsentationszwecken, wie:

  1. Blumensträuße
  2. Spirituosen (Ausnahme: im Rahmen einer Besprechung mit entsprechendem Belegvermerk)
  3. Bonbonnieren (Ausnahme: Verteilung an Mitarbeiter:innen oder bei Besprechungen)
  4. Bücher ohne Werbeaufdruck
  5. Konzert- oder Sporttickets

Diese gelten als nicht betrieblich veranlasst und sind daher steuerlich nicht absetzbar.

Empfänger:innen von Geschenken

• Geschenke über 40 € Netto pro Empfänger:in pro Jahr sind nur dann steuerlich absetzbar, wenn der oder die Empfänger:in namentlich genannt wird.
• Bei Körperschaften (z. B. GmbHs, Vereinen) kann bei fehlender Offenlegung ein Steuerzuschlag von 25 % verhängt werden – selbst wenn der Aufwand nicht geltend gemacht wird. Dadurch ergibt sich eine faktische Besteuerung von 50 %.

Tipp: Dokumentieren Sie den Werbecharakter mit einem Foto des Geschenks samt sichtbarem Firmenlogo. Das erhöht die Nachvollziehbarkeit im Prüfungsfall.

3. Umsatzsteuerliche Regelung bei Geschenken

• Werbegeschenke sind umsatzsteuerpflichtig, wenn beim Einkauf Vorsteuer geltend gemacht wurde.
• Ausnahme: Geschenke unter 40 € netto/Jahr und Empfänger:in sind umsatzsteuerfrei – wir empfehlen daher, in diesen Fällen keine Vorsteuer geltend zu machen.

Fazit – was wir künftig beim Buchen benötigen
Wir buchen künftig nur mehr Belege mit folgenden Angaben:

• Name der beschenkten Person bzw. des Unternehmens
• Anlass des Geschenks oder Reisezwecks

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir bei fehlenden Informationen Rückfragen stellen müssen. Ohne diese Angaben besteht das Risiko, dass uns das Finanzamt eine Mitwirkung an steuerlich nicht ordnungsgemäßem Verhalten (bis hin zur „quasi-Hinterziehung“) unterstellt.

Herzlichen Dank für Ihre Mithilfe und Ihr Verständnis.

Freundliche Grüße,
Christine Hapala & Thomas Hapala

Wir bemühen uns um sorgfältige Datenzusammenstellung können jedoch keine Gewähr für die vollständige Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.